２０．営業会議資料の作り方……作るなら完璧に！ 完璧に書かないなら全廃！
2010年08月20日 良い営業会議、悪い営業会議
営業会議で利用される会議資料は、一般的に精度が低いといえます。
【なぜ業績管理資料を、営業マネージャが作成しなければならないのか？】の記事でも書きましたとおり、営業部は資料作りのプロではありません。資料作りの正しい訓練を受けてもいませんし、経理部などと比べて「数字を間違えてはならない」という緊張感も乏しい。
これは当たり前のことです。
営業は、資料を作ることが仕事ではありません。
たとえお客様に出す資料であったとしても、できる限り役割分担して営業以外の人に造ってもらうことを強くお勧めいたします。
ましてや「営業会議」のための資料は、よほどのことがない限り営業が作るべきではありません。
餅は餅屋ですので、資料作りのプロに作ってもらいましょう。経理に依頼できるのであれば、そうしましょう。
できないのであれば、その資料作り自体をやめてしまいましょう。
冒頭に書いたとおり、営業が作る資料は精度が低い。たとえば皆さんの営業部が作る資料に以下のようなことはないでしょうか？
● 数字が間違っている
（数字を作ることが仕事なのに間違っていても放置。わかっていても修正しない。見直す習慣もない）
● 抜け・漏れがある
（項目があるのに埋めない。書かずに口頭で説明しようとする）
● 上司・部下が作る資料の数字や報告事項との整合性がとれない
（属人的に動く営業マンほど、縦や横のコミュニケーションをとらずに資料を作る）
そして会議資料を「適当に」作り、営業会議に臨むとどうなるでしょうか？
■ 会議の進行役が資料を見てもよくわからないので「口頭」で報告させる
■ 参加者は記入ミスや漏れの釈明を「口頭」で補う （結果的に言い訳になる）
■ 続いて進行役が「次からちゃんと作るように」と指示して終わり。肝心な営業活動の改善点に議論が及ばない
ミスの多い会議資料が多いと最悪です。
営業会議がはじまると、まずは配布された会議資料の何が正しいのかを検証する作業からスタートするからです。
営業活動の検証ならともかく、資料の整合性の検証なのです。
一社でも多く訪問したい、一本でも多く電話したいと考えているまじめな営業マンは、このような営業会議に付き合わされると、かなり「やる気」を失います。
どのような会議資料を作ればいいかは、他の記事を参考していただくとして、どのような会議資料でも最低限、次のことは徹底したほうがよいでしょう。
１．会議資料は完璧に仕上げる （ミスや漏れや許さない）
２．必要のない会議資料は全廃する
記入ミスは当たり前ですが、特別な理由がない限り、資料に項目があれば全部埋めるのです。抜け・漏れを許してはいけません。
その代わり、本当に必要な資料なのか、本当に必要な項目なのか？ は常に問いかけ改善し続けてください。
「増やすのは得意だが減らすのへ不得手」という人がいます。こういう人がマネージャになったら大変ですね。
必要のない会議資料は全廃です。しかし必要のある資料は緊張感をもち、会議に出席する前に必ずメンバー間でコミュニケーションをとり、完璧であることをチェックしておいてください。
そうすることで、営業会議は短時間でとてもパフォーマンスの高い成果を生み出します。
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