営業日報・週報・報告書の書き方……「正確な情報」を記録するために
私は過去の記事で、営業日報の問題点をかなり記しています。 →過去の記事
それでも会社の方針などがあり、営業日報や週報を書かなくてはならないという方もいらっしゃるでしょうから、「どうせ書くなら正確な報告を残す」ことを心掛けてください。
それでは「正確な報告を残す」ためにはどのようにすればよいのでしょうか？
簡単です。
自分の記憶に頼らないということです。
商談をしている最中は、メモ帳が真っ黒になるぐらいにメモを取りましょう。これは営業パーソンにとって必須のスキルです。
お客様も、営業の方が必死にメモをとっている姿を目の当たりにすると、「もっと話そうかな」という気持ちになってくれますから。
忘れてはならない概念があります。
それは「ヘルマン・エビングハウスの忘却曲線」。
人間は、
◆ ２０分後 → ４２％忘れる
◆ １時間後 → ５６％忘れる
◆ １日後 → ７４％忘れる
生き物なのです。
会社に戻ってから日報を書こうとしても正確な報告ができません。ましてや、上司に「口頭」で伝えてしまうと、上司も忘れてしまう可能性が高くなります。
商談の内容を文字情報として残すことは重要です。（文章で残す必要があるかは疑問ですが）
（※ 当たり前ですが、週に１回「週報」を書いても、もはや形式的にやっているだけに過ぎず、今のこのスピードの時代において【無駄】以外の何者でもありません）
本気で情報を正しく蓄積したいのであれば、商談後、その場で入力できるＳＦＡ（営業支援システム）を導入することが一番確実です。
何事も「習慣」です。
その場でメモをとるという習慣さえ身につけてしまえば、スピーディに正しい報告ができるようになります。
この習慣がない人は、曖昧な情報を時間かけて残すことになり、とても非効率でかつ、意味のない作業に追われることになります。
【参考記事】 →SFA導入による営業活動の「見える化」 3つの誤解と失敗事例
