営業日報／週報の書き方 商談報告書の書き方 その1……文章の書き方について
営業日報・週報については、これまで何度も記事で書いてきた。
たとえば、「★ 営業日報／週報 【失敗例】 ……営業日報の書き方を知っても、なぜ意味がないのか？」この記事では、営業日報にはもう見切りをつけたほうがよいとストレートに書いている。
皆さんの会社ではどうだろうか？ 営業日報を毎日書かされているだろうか？
社長がどうしても営業日報・週報を気に入っている、もしくは「昔からやっているので」という消極的な理由で続けざるを得ない人もいるかもしれない。
しかしながらこの営業日報、これまで何度も書いてきたが、上手に利用されている企業は少ないようだ。
営業が自由に記述するため、表現があいまい・主観的すぎる・情報が不足している・文章が長い……などの問題があり、これらの理由から結局は本人に直接たずねないと状況把握が難しいせいではないかと思う。
それでは、どのようにすれば営業活動を正確に伝え、的確なフィードバックを受けるために正しい営業日報が書けるのだろうか。
今回は営業日報・週報の「文章の書き方」について要点を整理する。
● 目的から書く
目的のない営業活動はない。最初の文は目的を書くことからはじめる。
「人脈作りのための挨拶まわり」で構わない。
● 結論を書く
目的を書いたあとすぐに結論を書く。お客様の様子や反応については後述する。
「例：見積りを依頼され、１５日（水）までにメールで回答する」
● 簡潔に書く
真の要点だけを明確に書く。日報は作文ではないので、箇条書きにできるところは箇条書きにしたほうが読みやすい。
● できる限り事実を書く
相手に確認したことや、数字で表現できる事実を盛り込む。
「例：競合が２社。当社の提案よりも１０％以上の値引き幅である」
● 推測で書く場合は、なぜ推測なのか理由を書く
「例：取引金額は今後も減ると考える。Ｙ部長と連絡がとれず確認できないが」
● 事実を捉えるためのネクストアクションを書く
「例：競合他社の提案のほうが優れているので、Ｓ課長から事業部長へ尋ねてもらい来週確認の電話をする」
● 意見は能動態で書く
「……だと思われる」「……と考えられる」という受動能動態の文章は書かない。自分の考えをぼかした書き方になり、書いたことの責任はとらないとも読める。したがって意見文を書く場合は「……だと思う」「……と考える」と主体を「私」にする。
● コメントは書かない、提案を書く
営業個人個人には問題解決能力が求められる。コメンテーターや評論家は必要ない。
「飛込み訪問を繰り返していても成果は出ないと思う」ではなく「企業展などに出席して営業したほうが効率的だと思う」と書く。
【参考記事】 → 「★ 【多機能 営業日報・週報】 ……顧客・商談・テーマ・日付ごとに検索／絞り込みが可能な日報」
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