12.分単位で、ハイパフォーマンスな営業会議を行うためのシートの紹介
営業会議は３０分で終了することが理想的と、記事「★ ７．営業会議の進め方を改善する ―会議は３０分で終了しよう！―」で書きました。
しかしながら、なかなかそうはいかないのが現実です。
そこで会議室の扉に「営業会議費」を算出したシートを貼ることにより、時間コストを意識してもらうという試みをしてみたことがあります。
【営業会議費シートの事例】
【項目の解説】
■ 時間帯
→ 当然のことながら、あらかじめ記入しておく
■ 所要分
→ 時間単位で記入しない。３０分、４５分、６０分等
■ 目的
→ ２つ以上の目的を持つ会議を実施しないように、目的は一つのみ 「７月度予算実績管理」等
■ メンバー
→ 入室の順番に上から記入する。役職は無関係。遅刻者が激減することは間違いなし
■ 営業会議費
→ 会議費用算定式 ： ５０円 × 所要時間（分） × 人数
■ 会議終了後
→ このシートを総務部長へ提出する、というルールは徹底しておくべき
営業会議費については以下にまとめます。
● 人件費から逆算して、精緻な費用を計算すべきではない。
●「１分５０円／人」だと、年収５００?６００万程度のメンバーが会議に参加しているという計算になる。
● 計算しやすいので、うちは平均年収が低いからとか、年間休日が少ないので４０円で計算しようか、等とはしないほうがよい。割り切りが必要。
緊張感のない会議は、参加者全員が迷惑です。本気で目標予算を達成しようと考えている営業はストレスがたまります。
年間で考えると、膨大な時間コストがかかっていることを忘れてはなりません。
たとえば、営業会議に１０人が１時間を費やしたとします。上記の計算式で会議費を出すと、「３万円」。
豪華なランチを食べながら会議をやっても同じ計算になります。
これがあれよあれよとやっているうちに２時間になると「６万円」。
１人６０００円分の贅沢な飲み代が出る計算です。
これだったら６０００円を会社からもらい、居酒屋で一杯やりながら会議したほうが実り多い話ができるかもしれません。実際にキャッシュが外へ出て行かないから「タダ」だと捉える人がいれば、経営を理解していない証拠です。その考えはとてもリスクがあります。
時間コストを節約するという発想から、参加者の集中力を高め、会議目的に対する問題解決力を高めることが重要です。ぜひ試しにやってみてください。
ちなみに会議目的が「○○の報告」であれば会議を開催する必要はありません。他の記事でも繰り返し書いているとおり、この高度情報化時代で「報告」を目的とした会議をする意義はありません。
それはそれで意味があると言い張る方は「現状維持バイアス」がかかっています。後付で意味合いを見つけようとしてはなりません。
「報告」を目的とするのであれば、メールで報告書を送り、その内容の意見をメールで書いて送り返してもらうというルールでやれば、会議をする必要はなくなります。
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